Je bent ZZP'er, je hebt een klant, en nu moet je papieren opsturen. Maar welke? Een offerte? Een factuur?
▶Inhoudsopgave
Of toch een opdrachtbevestiging? Geen paniek. Het is eenvoudiger dan je denkt, zodra je weet wat elk document doet. En geloof me, het verschil kan je heel veel gedachten besparen. Laten we erin duiken.
Wat is een offerte en wanneer stuur je die?
Een offerte is eigenlijk een belofte: "Dit is wat ik ga doen, en dit kost het." Je stuur een offerte voordat het werk begint. De klant krijgt een overzicht van wat je gaat leveren, hoeveel het kost en onder welke voorwaarden.
Belangrijk om te weten: een offerte is in princiepe niet bindend. Tenzij je er een geldigheidsduur aan koppelt. Stel je geeft een offerte met een geldigheidsduur van 30 dagen, dan zegt eigenlijk: binnen die 30 dagen staan deze prijzen en voorwaarden.
Daarna mag je alles aanpassen. Wanneer gebruik je een offerte?
- Als een klant om een prijsopgave vraagt
- Voordat je begint met een project
- Als je wilt dat de klant eerst akkoord gaat met de voorwaarden
Tip: maak je offerte zo specifiek mogelijk. Vermeld exact wat je doet, wat niet inbegrepen is, je uurtarief of totaalprijs, en je betalingstermijn. Hoe duidelijker, hoe minder discussie achteraf.
Wat is een opdrachtbevestiging en waarom is die zo handig?
Hier gaan veel ZZP'ers een fout maken. Ze sturen een offerte, de klant zegt "oké", en dan beginnen ze te werken. Klinkt logisch, toch?
Maar wat als de klant later zegt: "Ik heb nooit officieel akkoord gegeven"?
- Wat er gedaan moet worden
- Hoeveel het kost
- De deadline of looptijd
- Eventuele extra voorwaarden
Dan zit je in de kou. Een opdrachtbevestiging is het document dat het formele akkoord vastlegt. Het bevestigt dat beide partijen het eens zijn over:
Wanneer gebruik je een opdrachtbevestiging? Altijd. Echt altijd.
Vooral bij grotere projecten of als je voor het eerst met een klant werkt. Het is jouw verzekering. De klant tekent (digitaal of op papier), en vanaf dat moment heb je zekerheid. Geen misverstanden, geen "dat had ik niet bedacht".
Veel ZZP'ers gebruiken tools zoals Moneybird, e-Boekhouden of Tellows om hun factuur, offerte of opdrachtbevestiging te beheren.
Maar je kunt het ook gewoon in een PDF doen. Het gaat om de inhoud, niet om het formaat.
Wat is een factuur en wanneer komt die in beeld?
De factuur is het document dat je stuurt nadat het werk is gedaan (of als er een betalingsmoment is afgesproken). Dit is het officiële verzoek om betaling.
En hier wordt het belangrijk voor de Belastingdienst. Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen.
- Je bedrijfsnaam en adres
- Je BTW-nummer
- De naam en adres van je klant
- Een uniek factuurnummer (opeenvolgend)
- De factuurdatum
- Een beschrijving van de geleverde diensten of producten
- Het bedrag exclusief BTW
- Het BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief BTW
- De betalingstermijn (standaard 30 dagen, tenzij anders afgesproken)
De Belastingdienst is daar best streng over. Je factuur moet minimaal het volgende bevatten: Wanneer stuur je een factuur?
Meestal na afronding van het werk. Maar je kunt ook facturen sturen op tussentijdse momenten, bijvoorbeeld bij langlopende projecten.
BTW op je factuur: even helderheid
Dat heet een factuur op voorschot of een tussentijdse factuur. Zorg dat dit van tevoren met je klant is afgesproken. Als ZZP'er moet je BTW afdragen aan de Belastingdienst, tenzij je onder de Kleineondernemersregeling (KOR) valt. Die regeling geldt als je omzet lager is dan €20.000 per jaar.
Dan hoef je geen BTW te berekenen en af te dragen. Maar je factuur moet dan wel de vermelding bevatten: "Vrijgesteld van BTW op grond van de KOR".
Boven de €20.000 omzet reken je standaard 21% BTW over je diensten. Voor bepaalde producten, zoals voedsel of boeken, geldt het verlaagde tarief van 9%.
De ideale volgorde: van offerte naar factuur
Laten we het hele proces even doorlopen zoals het hoort: Klinkt misschien als veel papierwerk, maar het beschermt je.
- Offerte: Je stuurt een offerte met je prijs en voorwaarden.
- Opdrachtbevestiging: De klant gaat akkoord en tekent de opdrachtbevestiging. Nu is het officieel.
- Werk: Je doet wat je beloofd hebt.
- Factuur: Je stuurt de factuur met alle wettelijke vereisten.
- Betaling: De klant betaalt binnen de afgesproken termijn.
En het geeft je klant ook vertrouwen. Een ZZP'er die netjes werkt, komt vaker terug.
Veelgemaakte fouten die je beter kunt vermijden
Naar veel ZZP'ers gehoord, en deze fouten zie je vaker dan je denkt:
- Geen opdrachtbevestiging gebruiken. Je vertrouwt op een mailtje van de klant met "ga maar door". Dat is geen bewijs. Altijd een opdrachtbevestiging laten ondertekenen.
- Te vage offertes. "Ik maak een website" is geen offerte. "Ik maak een WordPress-website met 5 pagina's, contactformulier en SEO-optimalisatie voor €1.500 excl. BTW" is een offerte.
- Geen betalingstermijn op je factuur. Zonder vermelding geldt wettelijk 30 dagen, maar zet het er toch altijd expliciet bij. En overweeg om bij nieuwe klanten een kortere termijn te hanteren, zoals 14 dagen.
- Factuurnummers niet opeenvolgend. De Belastingdienst wil een doorlopende reeks. Begin bij 1 en tel gewoon op.
Conclusie: werk netjes, slaap lekker
Offerte, opdrachtbevestiging, factuur. Drie documenten, drie momenten, één doel: zorg dat het helder is tussen jou en je klant.
Niet alleen voor de Belastingdienst, maar vooral voor jezelf. Begin met een duidelijke offerte. Laat het bevestigen met een opdrachtbevestiging. En factureer netjes na afloop.
Doe je dit consequent, dan heb je als ZZP'er een stevige basis. En dat geeft meer rust dan je denkt.