Je bent ZZP'er, je hebt een klant, en nu moet je iets opsturen.
▶Inhoudsopgave
Maar wat stuur je precies? Een offerte? Een opdrachtbevestiging? Of gewoon meteen een factuur?
Als je het verkeerde document opstuurt, loop je het risico op miscommunicatie, juridische problemen of gewoon een onprofessionele indruk. Geen paniek — in dit artikel leg ik het gewoon uit, stap voor stap.
Wat is een offerte en wanneer gebruik je die?
Een offerte is eigenlijk een verkooppraatje op papier. Je beschrijft wat je gaat doen, hoeveel het kost, en onder welke voorwaarden.
De klant is er nog niet aan vastgezeten — hij kan nog altijd zeggen: "Nee, bedankt" of "Kunnen we hier en daar wat aan wijzigen?"
- Je een project of dienst aanbiedt en de klant nog moet beslissen.
- Je nog niet zeker weet of de klant verder wil.
- Je meerdere opties wilt presenteren (bijvoorbeeld een basispakket en een uitgebreid pakket).
Gebruik een offerte wanneer: Een offerte is niet bindend, tenzij je er expliciet een geldigheidsduur aan koppelt. Zet daarom altijd een vervaldatum erop — bijvoorbeeld 30 dagen.
Zo voorkom je dat een klant na drie maanden nog terugkomt met "die offerte van toen, die neem ik nu graag aan." Let op: Als de klant akkoord gaat met je offerte, is dat nog steeds geen officieel contract. De klant kan nog steeds terugdraaien. Daarom is het slim om daarna een opdrachtbevestiging te sturen.
Wat is een opdrachtbevestiging en waarom is die zo belangrijk?
De opdrachtbevestiging is het echte contract tussen jou en je klant. Hierin staat precies wat je gaat doen, voor hoeveel geld, en onder welke voorwaarden.
Zodra beide partijen hieronder tekenen, is het juridisch bindend. Gebruik een opdrachtbevestiging wanneer: In een opdrachtbevestiging zet je onder andere:
- De klant akkoord is gegaan met je offerte en jij wilt zekerheid.
- Je wilt vastleggen wat er afgesproken is, zodat er later geen discussie kan ontstaan.
- Je met een groter of langer lopend project werkt.
Zonder opdrachtbevestiging loop je risico. Stel je klant beweert later dat jij iets anders beloofd hebt, of weigert te betalen omdat "er toch niets officieel was"?
- Wat je gaat leveren (beschrijving van het werk)
- Wanneer je het oplevert (deadline of doorlooptijd)
- Voor hoeveel (het bedrag, inclusief of exclusief btw)
- Betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld binnen 30 dagen betalen)
- Annuleringsvoorwaarden (wat als de klant halverwege stopt?)
Dan zit je met lege handen. Met een opdrachtbevestiging heb je wél bewijs.
Wat is een factuur en wanneer stuur je die?
De factuur is simpel gezegd je betaalverzoek. Je stuurt hem nadat je het werk hebt geleverd (of op een afgesproken moment, bij vooruitbetaling).
Op de factuur staat precies wat de klant moet betalen. Gebruik een factuur wanneer: Wat moet er ALTIJD op een factuur staan volgens de wet?
- Je werk is afgerond en je wilt betaald worden.
- Je werkt met termijnen (bijvoorbeeld 50% vooruit, 50% na oplevering).
- Je periodiek factureert, bijvoorbeeld maandelijks voor onderhoudscontracten.
Veel ZZP'ers gebruiken boekhoudsoftware zoals Moneybird, e-Boekhouden of Tresoor om hun facturen te maken.
- Je bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer)
- De gegevens van je klant
- Een uniek factuurnummer (opeenvolgend)
- De factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd
- Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage, en het bedrag inclusief btw
- De betalingstermijn (standaard 30 dagen, tenzij anders afgesproken)
Die programma's zorgen ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Handmatig facturen maken in Word of Excel kan, maar is lastiger om consistent te houden.
De ideale volgorde: van offerte naar factuur
Laat me het hele proces even doorlopen, zodat je het complete plaatje ziet: Je legt uit wat je gaat doen en voor hoeveel.
Stap 1: Offerte sturen
De klant bekijkt het en overweegt. De klant zegt ja.
Stap 2: Opdrachtbevestiging tekenen
Jullie lezen samen de voorwaarden, lezen eventueel wat bij, en ondertekenen de opdrachtbevestiging. Nu is het officieel. Je doet wat je beloofd hebt.
Stap 3: Werk uitvoeren
Houd je aan de afspraken uit de opdrachtbevestiging. Het werk is klaar (of je bereikt een afgesproken betalingsmoment). Je stuurt de factuur met een duidelijke omschrijving en de afgesproken betalingstermijn.
Stap 4: Factuur sturen
Veelgemaakte fouten die je beter kunt vermijden
Naar veel ZZP'ers gehoord, en deze fouten zie ik vaker terugkomen:
- Geen opdrachtbevestiging gebruiken. Je vertrouwt op een mailtje of een telefoongesprek. Prima als het goedgaat, maar een ramp als er discussie ontstaat.
- Te laat factureren. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat je betaald krijgt. Stuur je factuur zo snel mogelijk na oplevering.
- Geen betalingstermijn afspreken. Zonder afgesproken termijn geldt wettelijk 30 dagen, maar het is slimmer om dit expliciet te noemen — bijvoorbeeld 14 dagen voor vaste klanten.
- De offerte te vaag houden. Hoe duidelijker je offerte, hoe minder ruimte voor misverstanden. Wees specifiek over wat wél en wat niet inbegrepen is.
Conclusie: kies bewust voor het juiste document
Het verschil tussen een offerte, opdrachtbevestiging en factuur is eigenlijk best logisch als je het een keer doorhebt. De offerte is je pitch, de opdrachtbevestiging is je contract, en de factuur is je betaalverzoek.
Gebruik ze in die volgorde, en je loopt zo min mogelijk risico. Mijn advies? Begin vandaag nog met het opstellen van een standaard opdrachtbevestigings-template.
Je hoeft niet eens een advocaat voor te betalen — er zijn degelijke templates beschikbaar via de KvK of via juridische diensten zoals Legalnieuws of Droomjurist.
Pas het aan op jouw vakgebied, en je bent beschermd. Want laten we eerlijk zijn: als ZZP'er wil je bezig zijn met je vak, niet met juridische ruzies. Zorg dat je administratie op orde is, en de rest komt vanzelf.