Hoe factureer je correct als ZZP'er in Nederland?

Je bent net begonnen als ZZP'er. Je eerste klant is rond, het project is afgerond, en nu zit je te denken: hoe maak je eigenlijk een fatsoenlijke factuur? Geen paniek.

Factureren hoeft geen hoofdpijn te zijn. In dit artikel neem ik je mee door alles wat je moet weten om correct te factureren — van de verplichte gegevens op je factuur tot hoe je zorgt dat je gewoon word betaald.

Wat MOET er op een factuur staan?

In Nederland gelden strenge regels voor facturen. De Belastingdienst wil graag zien dat alles klopt.

Verplichte gegevens op elke factuur

• Jouw naam en adres — of je nu een eenmanszaak bent of onder een handelsnaam werkt.
• Je KvK-nummer — je Kamer van Koophandel nummer.
• Je BTW-nummer — dit krijg je zodra je je bij de Belastingdienst registreert als ondernemer.
• Factuurnummer — een uniek, oplopend nummer. Geen herhalingen, geen haken en ogen.
• Factuurdatum — de datum waarop je de factuur verstuurt.
• Naam en adres van je opdrachtgever — belangrijk voor hun eigen administratie.
• Omschrijving van de geleverde diensten — wees specifiek. "Consultancy" is vaag. "Strategische marktanalyse voor Q2 2025" is beter.
• Datum van levering — wanneer heb je het werk geleverd?
• Tarief en aantal — bijvoorbeeld 40 uur tegen €75 per uur.
• BTW-tarief en BTW-bedrag — apart vermelden.
• Totaalbedrag inclusief BTW — het eindbedrag dat de opdrachtgever moet betalen.
• Betaalgegevens — je IBAN, rekeninghouder en eventueel een betalingskenmerk.

Een incomplete factuur kan leiden tot problemen met je belastingaangifte, of erger: je opdrachtgever betaalt niet omdat de factuur niet voldoet. Dus wat moet er minimaal op? Zit één van deze elementen er niet op?

Dan is je factuur niet volledig. En dat kan je duur komen te staan.

BTW-tarieven: welk percentage hanteer jij?

BTW is waar veel ZZP'ers struikelen. Het goede nieuws: het is simpeler dan je denkt.

Het standaardtarief: 21%

In Nederland gelden drie BTW-tarieven. Dit is het tarief dat je in de meeste gevallen toepast. Denk aan diensten zoals webdesign, copywriting, coaching, softwareontwikkeling, fotografie, en de meeste vormen van advies.

Het verlaagde tarief: 9%

Als je niet zeker weet welk tarief je moet hanteren, is 21% bijna altijd de juiste keuze. Dit geldt voor specifieke producten en diensten, zoals voedsel, boeken, kunst, en bepaalde reparatiediensten.

Nul tarief: 0%

Als ZZP'er in de creatieve of dienstensector kom je dit tarief minder vaak tegen, maar het is goed om te weten dat het bestaat.

Situaties waarin je geen BTW in rekening brengt zijn zeldzaam voor ZZP'ers. Denk aan intracommunautaire leveringen aan bedrijven in andere EU-landen. Als je BTW-nummer en het BTW-nummer van je opdrachtgever vermeldt, kun je de factuur van 0% BTW voorzien. Maar let op: dit vereist dat je opdrachtgever gevestigd is in een ander EU-land en dat je dit correct aantoont.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je geen BTW af te dragen aan de Belastingdienst — maar je mag ook geen BTW in rekening brengen aan je klanten.

De KOR geldt als je omzet lager is dan €20.000 per jaar. Een belangrijk voordeel voor startende ZZP'ers, maar bedenk goed of dit voordelig is voor jouw situatie.

Factuurtermijn: hoe snel moet je betaald worden?

De wettelijke betalingstermijn in Nederland is 30 dagen, tenzij je iets anders hebt afgesproken. Dat betekent niet dat je 30 dagen hoeft te wachten — je kunt kortere termijnen afspreken, zoals 14 of zelfs 7 dagen.

Mijn advies? Vermeld altijd de betalingstermijn duidelijk op je factuur. Bijvoorbeeld: "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum." En voeg eventueel een clausule toe over rente bij te late betaling.

Je hebt wettelijk recht op wettelijke handelsrente als een factuur te laat wordt betaald.

Stuur na de vervaldatum vriendelijk maar duidelijk een herinnering. De meeste opdrachtgevers betalen gewoon — ze zijn het alleen vergeten. Een korte mail volstaat. Blijf niet te lang wachten voordat je actie onderneemt.

Welk factuurprogramma gebruik jij?

Facturen met Word of Excel maken? Dat kan natuurlijk, maar het kost je onnodig veel tijd.

Er zijn geweldige tools die het proces een stuk makkelijker maken. Moneybird is enorm populair onder Nederlandse ZZP'ers. Het is overzichtelijk, berekent BTW automatisch, en je kunt er zelfs je bankkoppelen zodat betalingen automatisch worden gekoppeld aan facturen. Twinfield (van Exact) is een andere sterke keuze, vooral als je later wilt opschalen. En FactuurXL is een eenvoudige, betaalbare optie die precies doet wat het moet doen.

De meeste programma's bieden een gratis proefperiode. Probeer er een paar uit en kies degene die het beste bij jouw manier van werken past. De investering terugverdiep je snel door de tijd die je bespaart.

BTW-aangifte: hoe werkt dat?

Als ZZP'er moet je BTW aangeven en afdragen aan de Belastingdienst. De meeste ZZP'ers doen dit driemaandelijks, maar je kunt ook maandelijks aangeven als je liever vaker contact hebt met de Belastingdienst. Het principe is simpel: je brengt BTW in rekening aan je klanten (de BTW over ontvangsten) en je betaalt BTW aan leveranciers (de BTW over uitgaven).

Het verschil tussen wat je ontvangt en wat je zelf betaalt, draag je af aan de Belastingdienst.

Als je meer BTW heeft betaald aan leveranciers dan je in rekening hebt gebracht, krijg je geld terug. Je inkomstenbelasting doe je één keer per jaar, via de aangifte inkomstenbelasting.

Zorg dat je het hele jaar door je inkomsten en uitgaven netjes bijhoudt. Een goed factuurprogramma helpt je hierbij enorm.

Tips om sneller betaald te worden

Correct factureren is één ding. Snel betaald worden is een ander verhaal.

• Stuur je factuur direct na afronding. Niet volgende week, niet aan het einde van de maand. Direct. Hoe sneller de factuur op de mat ligt, hoe sneller je betaald wordt.
• Maak het makkelijk om te betalen. Vermeld je IBAN duidelijk, gebruik een betaalbutton in je factuur, of bied iDEAL aan via je factuurprogramma.
• Communiceer duidelijk. Bespreek vooraf de betalingstermijn en factureringsafspraken. Niets is vervelender dan onverwachte verrassingen.
• Volg op. Een factuur versturen is niet het einde van het proces. Houd ze bij en stuur tijdig herinneringen.
• Overweeg een aanbetaling. Voor grotere projecten is het volkomen normaal om 30% of 50% vooruit te laten betalen. Dit beschermt je tegen onbetaalde facturen.

Hier zijn een paar bewezen tips: Factureren als ZZP'er in Nederland hoeft geen mysterie te zijn.

Zorg voor complete facturen, houd je BTW bij, gebruik een goed programma, en wees duidelijk in je communicatie. Doe je dit goed, dan heb je meer tijd om te doen waar je goed in bent — en minder hoofdpijn over geld.